Informações Gerais

1. Introdução

A presente Política tem o intuito de padronizar a forma que tratamos os currículos recebidos e os dados pessoais que eles contêm. O objetivo é assegurar o respeito à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e às demais leis aplicáveis.

O recebimento de currículos é muito comum e necessário para o desenvolvimento das atividades da empresa, pois estamos sempre em busca de colaboradores qualificados.

Os dados pessoais contidos em currículos são tratados com base no legítimo interesse, anteriormente à contratação, e com base na execução de contrato a pedido do titular, se o candidato for contratado. Portanto, ao registrar e informar o procedimento adequado a ser seguido por todos da empresa, asseguramos a devida transparência tanto para os titulares, quanto para a sociedade.

1.1. Objetivos

A presente Política tem os seguintes objetivos:

a) Padronizar o processo para tratamento de dados pessoais contidos em currículos;
b) Aprimorar o processo de gestão dos currículos recebidos;
c) Mapear por quais setores da empresa transitam currículos;
d) Padronizar o processo de descarte de currículos;
e) Padronizar o processo de digitalização de currículos;
f) Mitigar riscos de incidentes envolvendo dados pessoais;
g) Amadurecer a cultura organizacional em relação à privacidade e proteção de dados quanto às informações relativas aos candidatos a vagas de emprego.

1.2. Justificativa

A busca constante de colaboradores qualificados para contratação é essencial para o desenvolvimento da empresa. Além disso, em razão da reputação da Gravia como um bom lugar para trabalhar, recebemos quase diariamente currículos de candidatos interessados em trabalhar conosco.

Assim, como forma de atender as determinações da LGPD e resguardar os direitos dos titulares de dados pessoais, elaboramos a presente Política.

2. Recebimento

Os dados pessoais de candidatos a vagas de emprego podem ser fornecidos, além do titular: (i) por parentes ou amigos do titular que trabalham na empresa; (ii) por empresas de recrutamento e seleção contratadas para esse fim; (iii) por associações que intermedeiam a contratação de estagiários e/ou jovens aprendizes (ex. IEL).

Os currículos que recebemos podem estar tanto em formato físico (impresso) como digital. Podemos recebê-los em qualquer uma de nossas unidades ou por meio eletrônico (site, e-mail, mensagem, etc.).

3. Encaminhamento

Após recebido, independentemente de qual seja a sua origem, o currículo deverá ser encaminhado ao setor de Recrutamento e Seleção.

É importante destacar que os currículos recebidos deverão circular apenas pelos agentes responsáveis pelo seu tratamento, diminuindo, assim, os riscos de incidentes envolvendo dados pessoais e facilitando a responsabilização caso ocorra algum problema.

Também vale ressaltar que, no decorrer de todo o processo, os currículos não devem, em hipótese alguma, ser utilizados com desvio de finalidade, por exemplo como rascunho nas impressoras ou para fazer contatos que não tenham relação com algum processo de recrutamento e seleção.

4. Digitalização

Atualmente a empresa está em processo de digitalização tanto dos currículos recebidos em momento anterior à aprovação dessa Política e da vigência da LGPD, como daqueles recebidos posteriormente.

Caso o currículo seja entregue no formato físico a qualquer setor da empresa, ele deverá ser encaminhado ao setor de Recrutamento e Seleção, que fará o processo de digitalização e armazenamento, bem como o seu descarte posterior, sempre de forma adequada.

Caso o currículo seja enviado pelos meios de comunicação digitais fornecidos pela empresa, ele deverá ser encaminhado neste mesmo formato ao setor de Recrutamento e Seleção onde, depois de classificá-lo e avaliá-lo, fará seu armazenamento digital e a posterior eliminação do referido documento das ferramentas por onde foi compartilhado (ex. caixas de entrada e saída do e-mail, terminal próprio nos casos em que forem utilizados aplicativos de mensagens, etc.).

5. Classificação

A classificação dos currículos será feita pelo setor de Recrutamento e Seleção, momento no qual serão avaliadas as qualificações apresentadas pelo candidato em comparação com as necessidades e exigências das vagas de emprego em aberto ou que possam ser abertas no futuro.

Como forma de selecionar as pessoas que se candidataram às vagas, eventualmente podem ocorrer dinâmicas de seleção aplicadas em grupo.

Na medida do possível, o setor informará ao candidato não selecionado o motivo pelo qual não foi contratado.

6. Uso

O uso dos currículos será feito apenas pelos setores diretamente envolvidos nos processos de recrutamento, seleção e contratação e exclusivamente para essa finalidade.

7. Armazenamento e Prazo de Guarda

Os currículos recebidos serão armazenados, em regra, por um período de 6 meses, e podem ser eliminados se o candidato manifestar desinteresse na vaga, quando está fora do perfil ou quando requisita a eliminação.

Atualmente a empresa está em processo de digitalização dos currículos recebidos e logo serão armazenados apenas no formato digital, salvo nos casos em que são recebidos no formato físico e são armazenados transitoriamente nos setores.

A digitalização dos currículos armazenados em momento anterior no formato físico está sendo feita concomitantemente com o processo de saneamento daqueles que estão desatualizados e que não cumprem mais sua finalidade.

Os currículos devem ser armazenados em segurança e nunca devem ser mantidos por prazo diverso do que as políticas internas instituídas determinam ou por eventual promulgação de lei ou norma que se aplique a esse tratamento.

Os dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram coletados. No caso de não serem utilizados por nenhum outro tratamento com respaldo de uma base legal, deverão ser eliminados.

Além disso, o titular poderá requerer, a qualquer momento, a eliminação de seus dados cadastrais por meio do contato do DPO (thiago.barreto@gravia.com.br), que irá analisar caso a caso e responder, em prazo razoável, negativa ou positivamente, mas sempre de forma justificada, à solicitação, conforme Processo de Atendimento ao Titular já estabelecido internamente.

Importante ressaltar, que a empresa poderá manter histórico/inventário dos currículos descartados para fins de controle e gestão, bem como comprobatório do tratamento.

8. Descarte

Os currículos serão eliminados de acordo com os padrões de segurança adequados ao caso.

Os currículos no formato físico serão eliminados de acordo com a norma DIN 66.399, nível de segurança 4, conforme Procedimento de Eliminação de Descarte de Arquivos Físicos já estabelecido internamente.

Quanto aos currículos no formato digital, devem ser empenhados todos os esforços razoáveis para que sejam eliminados não apenas da base principal, mas também das eventuais cópias de segurança (backups).

9. Base legada

A LGPD dispõe que a Autoridade Nacional estabelecerá normas sobre a adequação progressiva de bancos de dados constituídos antes da sua vigência. Enquanto a questão não é regulamentada, devemos sanear a base legada de currículos recebidos antes da vigência da LGPD, sempre em conformidade com esta Política.

10. Disposições finais

Uma versão desta Política ficará na posse do Encarregado no formato físico ou digital, que poderá ser consultada pelos interessados.

A presente Política deve ser atualizada sempre que houver mudanças na legislação, em sua regulamentação e/ou nos nossos processos e procedimentos internos ou a qualquer momento que se julgar necessário, com o objetivo de manter-se de acordo com os valores organizacionais.